Vertragsmanagement über Grenzen hinweg: Datenschutz & Compliance in der EU und im Vereinigten Königreich

Rechtlicher Rahmen: DSGVO und UK GDPR

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der EU und die UK GDPR im Vereinigten Königreich legen hohe Standards für die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten fest – auch für Vertragsinhalte wie Namen, Adressen, Unterschriften oder Geschäftskonditionen.

contractSILO ist vollständig DSGVO- und UK GDPR-konform. Alle Tarife – Free, Essential und Pro – bieten standardmäßig verschlüsselte, revisionssichere und datenschutzgerechte Speicherung.

Die Auswirkungen des Brexits

Nach dem Brexit gelten im Vereinigten Königreich eigene Datenschutzbestimmungen. UK GDPR orientiert sich zwar an der EU-DSGVO, dennoch gibt es Unterschiede – etwa bei Datentransfers und Aufbewahrungspflichten.

Unternehmen mit grenzüberschreitenden Verträgen benötigen daher eine Plattform, die beiden Regelwerken gerecht wird. contractSILO erfüllt diese Anforderungen in allen Tarifen. Der Pro-Tarif bietet zusätzlich erweiterte Berechtigungen, Workflows und Auditfunktionen für größere Unternehmen.

Was eine konforme Vertragsplattform leisten muss

Eine datenschutzkonforme Lösung muss folgende Sicherheitsfunktionen bieten:

• ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren

• 256-Bit AES-Verschlüsselung der Vertragsdatenbank

• TLS-Verschlüsselung für Browser- und Datenbankverbindungen

• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

• Hardened Linux Server (gehärtete Serverstruktur)

• Datenhosting ausschließlich in Deutschland

Alle diese Funktionen sind in jedem contractSILO-Tarif enthalten – egal ob Free, Essential oder Pro. Somit profitieren alle Nutzer gleichermaßen vom höchsten Sicherheitsstandard.

Umgang mit internationalen Datenübertragungen

Gemäß DSGVO gelten für Datenübertragungen ins Ausland strenge Vorgaben. Mit contractSILO ist dies kein Problem: Alle Daten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert, in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren.

Exportierte Daten werden verschlüsselt bereitgestellt, jeder Zugriff wird protokolliert – für maximale Nachvollziehbarkeit und Sicherheit.

Unterschriften & Aufbewahrungspflichten

Digitale Unterschriften sind in der EU und im Vereinigten Königreich rechtlich zulässig – vorausgesetzt, die Dokumente werden sicher gespeichert und bei Bedarf revisionssicher vorgelegt.

Alle contractSILO-Tarife gewährleisten verschlüsselte, zeitgestempelte Speicherung. Der Pro-Tarif bietet zusätzlich erweiterte Zugriffshistorien, herunterladbare Audit-Trails und maßgeschneiderte Archivierungsmöglichkeiten für Unternehmen.

Empfehlungen für Unternehmen

Wenn Ihr Unternehmen Verträge innerhalb der EU oder mit UK-Partnern verwaltet, sollten Sie Folgendes sicherstellen:

• DSGVO- und UK GDPR-Konformität der verwendeten Plattform

• Klarheit über den Serverstandort (contractSILO hostet ausschließlich in Deutschland)

• Verschlüsselte Speicherung und kontrollierter Zugriff auf Vertragsdaten

• Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen

• Bei komplexen oder internationalen Prozessen: Pro-Tarif nutzen für volle Kontrolle und erweiterte Funktionen

contractSILO bietet in allen Tarifen höchste Sicherheit – mit skalierbaren Tools für wachsende Anforderungen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

1. Ist contractSILO mit DSGVO und UK GDPR konform?
Ja, alle Tarife – Free, Essential und Pro – sind vollständig konform. Die Daten werden verschlüsselt in Deutschland gespeichert und verarbeitet.

2. Gelten die Sicherheitsfunktionen nur für kostenpflichtige Tarife?
Nein. Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung, TLS, Backup und zertifiziertes Hosting sind in allen Tarifen enthalten – auch in der kostenlosen Version.

3. Was bietet der Pro-Tarif zusätzlich?
Der Pro-Tarif enthält erweiterte Funktionen wie benutzerdefinierte Workflows, detaillierte Audit-Logs, Team-Rollen, Exportfunktionen und individuell anpassbare Zugriffskontrollen.

4. Wie werden unterzeichnete Verträge archiviert?
Verträge werden verschlüsselt gespeichert, mit Zeitstempel versehen und jeder Zugriff wird protokolliert. Pro-Nutzer können zudem vollständige Audit-Berichte herunterladen.

5. Was passiert bei einem Datenexport?
Exporte erfolgen verschlüsselt, und alle Zugriffe werden lückenlos protokolliert – konform mit den DSGVO-Anforderungen für Datenübertragungen.