Wie man von Excel-Tabellen zu CLM wechselt – ohne Daten zu verlieren

Für viele kleine und mittelständische Unternehmen läuft das Vertragsmanagement immer noch über Excel. Auf den ersten Blick scheint das kostengünstig und praktisch zu sein – doch mit wachsender Vertragsanzahl steigen Versionskonflikte, fehlende Aktualisierungen und manuelle Fehler exponentiell. Schon bald wird die Frage „Welche Datei war die aktuelle Version?“ zum täglichen Hindernis.

Wie gelingt also der Umstieg von Tabellenkalkulationen auf ein Contract Lifecycle Management (CLM)-System, ohne dass dabei Daten verloren gehen?
In diesem Artikel zeigen wir die wichtigsten Schritte des Migrationsprozesses und wie zwei zentrale contractSILO-Funktionen – Scan with AI und Customisable Filtering – den Übergang schnell, präzise und sicher gestalten.

Die unsichtbaren Grenzen von Excel

Excel ist seit Jahrzehnten ein bewährtes Werkzeug für Datenverwaltung, doch bei Verträgen stößt es schnell an seine Grenzen:

• Versionschaos: Wenn mehrere Personen dieselbe Tabelle bearbeiten, entstehen Datenkonflikte.

• Fehlende Zugriffskontrolle: Wird eine Datei per E-Mail oder Cloud-Link geteilt, sinkt die Datensicherheit.

• Manuelle Nachverfolgung: Vertragsfristen, Laufzeiten oder Kündigungen müssen händisch überwacht werden.

• Eingeschränkte Suchfunktion: Eine bestimmte Klausel oder Verpflichtung in Tabellenzellen zu finden, ist mühsam.

Im Laufe der Zeit wird die Excel-Datei von einer Datenquelle zu einem Datendschungel.

Scan with AI: Statische Dateien in strukturierte Daten verwandeln

Scan with AI

Scan your documents with Open AI.
Scan with AI and place common details automatically.
Available for all versions and possible to disable.

Die größte Herausforderung beim CLM-Umstieg besteht darin, bestehende Vertragsinformationen fehlerfrei zu übertragen.
Mit der Scan with AI-Funktion von contractSILO wird dieser Prozess automatisiert: Hochgeladene Dokumente werden analysiert, und alle relevanten Daten – wie Vertragspartner, Laufzeiten, Beträge oder Verlängerungsklauseln – werden automatisch erkannt und zugeordnet.

Anstatt hunderte Zeilen manuell einzutragen, werden bestehende Verträge automatisch gelesen, verstanden und klassifiziert.

Vorteile:

• Menschliche Eingabefehler werden eliminiert.

• Fehlende oder widersprüchliche Angaben werden erkannt.

• Große Vertragsarchive lassen sich in Minuten verarbeiten.

Dieses intelligente Scansystem funktioniert wie ein Migrationsassistent, der einen sauberen und vollständigen Übergang von Excel zu digitalem Vertragsmanagement ermöglicht.

Datenbereinigung und Standardisierung

Vor jeder Migration ist es entscheidend, Daten zu bereinigen und zu vereinheitlichen.
Oft unterscheiden sich Excel-Dateien in Spaltennamen, Datumsformaten oder Begriffen – eine Tabelle nutzt „Startdatum“, eine andere „Vertragsbeginn“.

contractSILO erkennt diese Unterschiede automatisch und wandelt sie in ein einheitliches Datenmodell um.
So wird sichergestellt, dass Filter, Suchfunktionen und Berichte später korrekt funktionieren – ein entscheidender Vorteil gegenüber Excel.

Customisable Filtering: Relevante Daten sichtbar machen

Customisable Filtering

Create and save your own filters.
Filter bar
Advanced filtering and grouping via multiple-choice

Nach der Datenübertragung ins CLM-System ist der nächste Schritt die Sichtbarkeit.
Mit der Customisable Filtering-Funktion können Nutzer individuelle Filter erstellen, um genau die Informationen anzuzeigen, die für sie relevant sind.

Beispiele:

• Verträge, die in den nächsten 30 Tagen auslaufen

• Vereinbarungen über 100.000 €

• Alle Verträge mit einem bestimmten Kunden oder Lieferanten

• Dokumente mit automatischer Verlängerungsklausel

Diese Filter sparen nicht nur Zeit, sondern bieten auch transparente Einblicke in Chancen und Risiken.
Führungskräfte können sie als Dashboards speichern und für Berichte oder Prognosen verwenden.

Gemeinsam mit Scan with AI verwandeln diese Filter Rohdaten in nutzbare Geschäftsinformationen.

Häufige Fallstricke bei der Migration – und wie man sie vermeidet

1- Unvollständige Metadaten
Alte Dokumente enthalten oft keine Angaben zu Unterzeichnern oder Vertragsbeginn.
→ Lösung: contractSILO fordert Benutzer nach dem Scan zur Bestätigung fehlender Felder auf.

2- Verstreute Dateien
Verträge liegen in verschiedenen Ordnern oder mit uneinheitlichen Dateinamen vor.
→ Lösung: Das System erkennt ähnliche Dokumente anhand von Namen und Inhalten.

3- Widerstand gegen Veränderung
Mitarbeiter, die an Excel gewöhnt sind, zögern beim Umstieg.
→ Lösung: contractSILO bietet eine tabellenähnliche Ansicht – vertraut, aber moderner.

Die konkreten Vorteile eines erfolgreichen CLM-Umstiegs

Ein gut geplanter Übergang zahlt sich schnell aus:

• Zeitersparnis: Keine manuelle Dateneingabe oder langes Suchen mehr.

• Nachvollziehbarkeit: Jeder Zugriff und jede Änderung werden protokolliert.

• Finanzielle Übersicht: Beträge, Fristen und Verpflichtungen sind zentral sichtbar.

• Compliance: DSGVO- und Datenschutzkonformität ist gewährleistet.

Der Wechsel von Excel zu CLM ist nicht nur ein technischer Schritt – er ist ein strategischer Wandel.
Verträge werden zu messbaren, steuerbaren Informationsquellen, die Entscheidungen unterstützen.

Der Schritt-für-Schritt-Migrationsplan mit contractSILO

1- Alle Excel-Dateien und Verträge sammeln.
Alle Quellen in einem Ordner zusammenführen, um sie effizient zu scannen.

2- AI-Scan starten.
Dokumente in contractSILO hochladen und automatisch analysieren lassen.

3- Daten validieren.
Vom System erkannte Felder prüfen und fehlende Werte ergänzen.

4- Filter erstellen.
Eigene Dashboards anlegen – z. B. „Aktiv“, „In Prüfung“, „Läuft bald aus“.

5- Teams schulen.
Abteilungen wie Recht, Vertrieb und Finanzen erhalten eigene, angepasste Ansichten.

Der neue Standard im Vertragsdatenmanagement

Der Wechsel von Tabellen zu einem CLM-System ist längst keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit.
contractSILO bietet die idealen Werkzeuge für diesen Wandel: KI-gestützte Dokumentenerkennung für präzise Datenübernahme und anpassbare Filter für maximale Transparenz.

Das Ergebnis: weniger manuelle Arbeit, keine Informationslücken und eine Kultur der Nachvollziehbarkeit.
Man verwaltet nicht länger Dokumente – man verwaltet Wissen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

1. Gehen beim Wechsel Daten verloren?
Nein. Die KI-gestützte Erkennung von contractSILO stellt sicher, dass alle Felder erfasst und geprüft werden.

2. Kann ich Excel-Dateien direkt hochladen?
Ja. Zeilen in Excel können automatisch als Vertragsmetadaten importiert werden.

3. Wie helfen Filter beim Reporting?
Filter können nach jedem Feld erstellt und als Dashboard gespeichert werden.

4. Ist contractSILO auch für kleine Unternehmen geeignet?
Ja. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und erinnert an Excel.