Dokumentation

contractSILO ist grundsätzlich selbsterklärend und leicht verständlich. Dennoch gibt es ein paar Punkte, die Sie als Nutzer vor dem Hochladen von Verträgen beachten sollten.

1. Verwenden Sie diese Dokumentation
2. So benennen Sie einen Vertrag
3. Kunde oder Anbieter
4. Die wichtigsten Informationen zum Vertrag
5. Vertragserinnerungen

Verwenden Sie diese Dokumentation

Wir haben viel Mühe darauf verwendet, die verschiedenen Konzepte und Einsatzmöglichkeiten von contractSILO zu erklären, also machen Sie bitte davon Gebrauch! Sie können die Dokumentation jederzeit mit einem einfachen Klick auf die Symbolleiste von contractSILO aufrufen.

So benennen Sie einen Vertrag

In contractSILO dient das Feld „BESCHREIBUNG“ zur Identifizierung von Verträgen in der Vertragsliste. Hier sollten Sie eine kurze Beschreibung des Vertrags eingeben, die angibt, worum es in dem Vertrag geht. Ein Arbeitsvertrag für einen Mitarbeiter könnte beispielsweise „Thomas Berg – Arbeitsvertrag“ heißen, ein Handyvertrag „Thomas Berg – Handyvertrag“. Versicherungsverträge könnten beispielsweise „Hausratversicherung Feldweg12“ oder einfach „Krankenversicherung“ heißen.

Wenn Sie als Dienstleister oder Agentur viele Verträge mit Kunden oder Anbieteren abschließen, kann es sinnvoll sein, als Titel den Projektnamen und den Namen des Mitarbeiters zu verwenden. Wir benennen beispielsweise unsere Auftragsformulare immer mit einer Abkürzung des Mitarbeiternamens, dem Projektnamen und einem Hinweis darauf, wann der Vertrag wirksam wird (z. B. „BEWE – CRM-Lösung 1/23“). So können wir mit einem kurzen Blick schnell erkennen, worum es in dem Vertrag geht, ohne dessen Details recherchieren zu müssen.

Auch für den Vertrag gibt es das Feld „BEZEICHNUNG IM DOKUMENT“. Die Bezeichnung sollten Sie allerdings aus dem Vertragsdokument selbst, dem „offiziellen“ Titel, übernehmen. Dieser ist meist ein Zahlencode oder eine schwer zu interpretierende Zeichenfolge. Daher dürfte es für die Vertragsverwaltung nicht praktikabel sein, diesen Titel zu verwenden. Er ist zwar hilfreich, um Informationen zu liefern, bietet aber keinen schnellen Überblick.

Kunde oder Anbieter

Im Feld „Rolle“ geben Sie Ihre Rolle im Vertrag an. Dabei geht es im Wesentlichen darum, ob Sie laut Vertrag die Position des Zahlers oder des Zahlungsempfängers einnehmen. Bei „Rolle“ können Sie zwischen drei Optionen wählen: Kunde, Anbieter oder Keine Rolle. Als Faustregel gilt:

• Wenn Sie etwas bezahlen müssen, dann sind Sie der Kunde.
• Wenn Sie etwas anbieten und dafür bezahlt werden, dann sind Sie der Anbieter.
• Wenn direkte Geldzahlungen im Vertrag nicht relevant sind, wählen Sie „Keine Rolle“.

In manchen Fällen kann es verwirrend sein, zu bestimmen, wer Kunde und wer Anbieter ist, wie zum Beispiel in einem Arbeitsvertrag, wo wir die Parteien normalerweise als Arbeitgeber und Arbeitnehmer bezeichnen würden. In contractSILO wird die Rolle jedoch zur Berechnung von Ausgaben und Einnahmen verwendet, daher benötigen wir eine klare Beschreibung der Rolle.

Um bei den meisten Vertragsarten zu ermitteln, wer Kunde und wer Anbieter ist, können Sie die folgende Tabelle zu Rate ziehen:

Die wichtigsten Informationen zum Vertrag

Beim Anlegen eines neuen Vertrages müssen Sie folgende Angaben machen:

• Vertragstyp : Gruppiert den Vertrag
• Status : Für Verträge, die bereits gültig sind, verwenden Sie „Aktiv“, andernfalls verwenden Sie normalerweise „Entwurf“.
• Rolle : Wenn Sie zahlen, verwenden Sie „Kunde“, andernfalls „Anbieter“ oder „Keine Rolle“, wenn mit dem Vertrag keine Zahlungen verbunden sind
• Beschreibung : Wird zur Identifizierung des Vertrags verwendet

Anschließend sollten Sie weitere Daten zum Vertrag eingeben, um die Funktionen von contractSILO effektiv nutzen zu können.

• Mitarbeiter : Wenn sich der Vertrag auf einen Mitarbeiter bezieht, was typischerweise bei Arbeitsverträgen, Dienstvereinbarungen oder Arbeitsaufträgen der Fall ist, sollten Sie hier den Namen des Mitarbeiters eingeben. Dies ermöglicht eine einfache Suche und Gruppierung der mit dem Mitarbeiter verbundenen Verträge.
• Vertragspartner : Tragen Sie bei einem Vertrag immer den Namen des Vertragspartners ein, auch wenn es nur der Vorname ist. Die Nichtangabe kann das spätere Verständnis des Vertrags erschweren.
• Wichtige Informationen : Unter dem Reiter „Wichtige Informationen“ können Sie Paragraphen zu Themen wie Haftung oder Vertragsstrafen einfügen. So gelangen Sie schneller zu den wichtigsten Vertragsteilen.
• Start- und Enddatum : Wenn der Vertrag eine begrenzte Laufzeit hat, geben Sie das Start- und Enddatum unbedingt im Reiter „Laufzeit und Finanzen“ ein. Zusätzlich können Sie direkt nach der Eingabe des Start- und Enddatums eine Erinnerung für das Enddatum des Vertrags festlegen.
• Kündigungsfrist : Wenn der Vertrag eine bestimmte Kündigungsfrist hat, insbesondere wenn eine Kündigung nur innerhalb eines bestimmten Zeitraums möglich ist, füllen Sie die entsprechenden Felder aus. Aktivieren Sie außerdem eine Erinnerung für diese Kündigungsfrist.
• Finanzdaten : Wenn der Vertrag die Zahlung von Geldbeträgen beinhaltet, geben Sie die Vertragswerte im Abschnitt „Finanzdaten“ ein. Nur durch die genaue Aufzeichnung der richtigen Werte für jeden Vertrag kann contractSILO zuverlässige Daten zu Einnahmen und Ausgaben liefern.

contractSILO optimal zu nutzen, sollten Sie zur Gruppierung von Verträgen auch Tags verwenden und, sofern vorhanden, den übergeordneten Vertrag auswählen.

Vertragserinnerungen

Wie bereits erwähnt, solltest du unbedingt Beginn- und Enddatum des Vertrages sowie ggf. Kündigungsfristen eintragen und entsprechende Erinnerungen aktivieren.

Zusätzlich kannst du individuelle Erinnerungen für einen Vertrag hinzufügen. Möchtest du beispielsweise an bestimmte Meilensteine erinnert werden, kannst du dafür eine Erinnerung hinzufügen. Gehe dazu auf den Reiter „Erinnerungen“ und füge eine Erinnerung hinzu. Hier kannst du außerdem auswählen, ob diese Erinnerung an alle Mitarbeiter gesendet werden soll, die den Vertrag einsehen können oder nur an dich.