Dokumentation

Diese Funktion ist in der Professional-Version verfügbar.

contractSILO werden Teams verwendet, um die Sichtbarkeit von Verträgen zu steuern.

Ein Vertrag ist einem oder mehreren Teams zugewiesen, und Benutzer sind Mitglieder eines oder mehrerer Teams. Ein Benutzer kann alle Verträge sehen, die mindestens einem seiner Teams zugewiesen sind.

Um zu verstehen, wie Sichtbarkeit in der Praxis funktioniert, betrachten Sie das folgende Diagramm.

Ernennung von Vertragsverwaltern

Vertragsadministratoren sind für die Verwaltung von Teams verantwortlich. Sie erstellen und bearbeiten Teams, fügen Mitglieder hinzu oder entfernen sie, die keinen Zugriff mehr auf die Verträge benötigen. Sie können archivierte Verträge reaktivieren oder dauerhaft löschen. Darüber hinaus können sie einen Vertrag jedem Team zuweisen.

contractSILO gibt es immer mindestens einen Vertragsadministrator. Nach dem Anlegen eines neuen Accounts wird der bei der Registrierung angegebene Benutzer zum Vertragsadministrator.

Wechseln Sie zur Teamansicht und wählen Sie den „Administrator Team".

Klicken Sie auf das Feld „MITARBEITER HINZUFÜGEN“ und wählen Sie einen Mitarbeiter aus der Liste aus, um ihn dem Team hinzuzufügen. Wenn Sie viele Mitarbeiter haben, können Sie auch deren Namen eingeben, um sie schneller zu finden.

Ein Team bearbeiten

Wechseln Sie zur Teamansicht und wählen Sie ein Team aus. Jetzt können Sie

• Bearbeiten Sie den Namen und die Beschreibung des Teams und deaktivieren oder aktivieren Sie ein Team erneut.
• sehen, welche Mitarbeiter einem Team zugeordnet sind.
• Mitglieder zu einem Team hinzufügen oder daraus entfernen.
• Sehen Sie, welche Vertragsteammitglieder Zugriff auf die Verträge eines Teams haben.

Neues Team erstellen

Wechseln Sie zur Teamansicht und klicken Sie auf das +-Symbol in der Titelleiste Ihrer Teamliste.

Um einen Mitarbeiter aus einem Team zu entfernen, wählen Sie den Mitarbeiter aus und klicken Sie auf das Löschsymbol links neben dem Mitarbeiter.

Zuweisen eines Vertrags zu einem Team

Beim Anlegen eines neuen Vertrags (durch Sie oder einen Mitarbeiter) können Sie bestimmen, welche Teams den Vertrag sehen können.

Im unteren Bereich des Popup-Fensters werden die für den aktuellen Benutzer sichtbaren Teams angezeigt. Nun können Sie die Teams auswählen, die Zugriff auf den Vertrag erhalten sollen.

Das Administrationsteam kann nicht deaktiviert werden, da Vertragsadministratoren immer Zugriff auf alle Verträge haben. Für einen Benutzer, der nicht im Administrationsteam ist, ist der Eintrag nicht sichtbar.

In der Vertragsdetailansicht können die Teams nachträglich bearbeitet werden. Rufen Sie dazu die Detailansicht eines Vertrags auf und wechseln Sie auf den Reiter Teamzuordnung.

Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus und wählen Sie die Teams aus, die Zugriff auf den Vertrag haben sollen.

Normale Mitarbeiter haben zwar Zugriff auf den Reiter, sind aber nicht berechtigt, die Zuweisungen zu ändern. So können Sie sehen, wer sonst noch Zugriff auf den Vertrag hat.