Dokumentation

Ein Vertrag kann verschiedene Arten von Erinnerungen auslösen, die Ihnen entweder per E-Mail zugesandt oder in der Titelleiste angezeigt werden können.

Um Vertragserinnerungen per E-Mail zu erhalten, muss in Ihrem Profil die Option zum Empfang von E-Mail-Erinnerungen aktiviert sein.

Es gibt folgende Mahnarten für Verträge.

• Vertragsablauf : Diese Erinnerung wird 30 Tage vor dem Enddatum eines Vertrags gesendet.
• Ablauf der Kündigungsfrist : Diese Erinnerung erfolgt 30 Tage vor Ablauf der Kündigungsfrist.
• Benutzerdefinierte Erinnerungen : Diese werden manuell aufgezeichnet und zu einem bestimmten Zeitpunkt gesendet.
• Neue Diskussionsbeiträge : Werden in der Symbolleiste angezeigt.
• Änderungen an Verträgen : Werden in der Symbolleiste angezeigt.

Erinnerungen einrichten

Laufzeit und Finanzen werden die Standarderinnerungen für Vertragsablauf und Kündigungsfristablauf aktiviert.

Zur Aktivierung der Erinnerungen ist die Eingabe des Vertragsendes bzw. des spätesten Kündigungstermins erforderlich.

In der Erinnerung werden die aktivierten Erinnerungen angezeigt und es können zusätzlich zu den Standarderinnerungen weitere benutzerdefinierte Erinnerungen hinzugefügt werden.

Die Tabelle zeigt alle Erinnerungen. Jeder Rückruf enthält folgende Informationen:

• Bezeichnung : Diese wird in den Betreff der versendeten E-Mail übernommen.
• Team-Erinnerung : Gibt an, ob die Erinnerung an alle Teammitglieder oder nur an Sie persönlich gesendet wird. Dies kann nur für individuelle Erinnerungen geändert werden.
• Aktiviert : Gibt an, ob die Erinnerung aktiviert ist, d. h. ob diese Erinnerung gesendet wird, wenn das Datum erreicht ist. Kann nur für einzelne Erinnerungen geändert werden.
• Verschickt : Zeigt an, ob die Erinnerung bereits versendet wurde.
• Beschreibung : Der Text ist im Textkörper der E-Mail enthalten.
• Verschicken am : Das Datum, an dem die Erinnerung per E-Mail versendet wird.
• Gesendet am : Das Datum, an dem die Mahnung versendet wurde. Nur ausgefüllt, wenn die Mahnung bereits versendet wurde.

Um eine individuelle Erinnerung zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „ERINNERUNG HINZUFÜGEN“. Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie die Details für die neue Erinnerung eingeben können.

Individuelle Erinnerungen werden nicht zwangsläufig an alle Teammitglieder gesendet. Um die Erinnerung nur an sich selbst zu senden, deaktivieren Sie den Schalter Team-Erinnerung.

Um eine bestehende Erinnerung zu bearbeiten, klicken Sie im Bearbeitungsmodus auf den Eintrag. Die Standarderinnerungen können nur gelöscht werden, während einzelne Erinnerungen bearbeitet oder gelöscht werden können.

Andere Erinnerungen und die Erinnerungsschaltfläche

Erinnerungen für neue Diskussionsbeiträge und Vertragsänderungen werden automatisch in der Titelleiste von contractSILO angezeigt. Wenn Erinnerungen vorhanden sind, wird die Schaltfläche Erinnerungen hervorgehoben und die Anzahl der Erinnerungen angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Liste der aktivierten Erinnerungen anzuzeigen.

In der Liste sind die verschiedenen Erinnerungen nach Typ gruppiert. Erinnerungen an Diskussionsbeiträge und Vertragsänderungen können gelöscht werden, während Vertragserinnerungen nur entfernt werden, wenn die Erinnerung selbst entweder gelöscht oder aktualisiert wird.

In der Ansicht „Mein Profil“ können Sie bestimmen, ob Sie Erinnerungen per E-Mail erhalten möchten oder nicht.