Dokumentation

Verträge sollten nur für diejenigen sichtbar sein, die sie sehen müssen. contractSILO verfolgt diese Idee mit der Verwendung von Teams.

Teams sind nur in der Professional-Version von contractSILO verfügbar.

Ein Vertrag wird einem oder mehreren Teams zugeordnet. Der Vertrag ist nur für Mitarbeiter sichtbar, die ebenfalls demselben Team zugeordnet sind.

Eine Ausnahme stellt das Administratorteam dar. Die Mitglieder dieses Teams können standardmäßig alle Verträge sehen, da sie für die Fehlerbehebung Zugriff auf die Verträge benötigen.

Was das in der Praxis bedeutet, veranschaulicht die folgende Grafik:

In diesem Beispiel

• Bernd und Monika können alle Verträge sehen, da sie zum Administratoren-Team gehören.
• Nadine kann die Verträge A und B sehen, da sie zum Backoffice-Team gehört.
• Christian kann die Verträge A, B und C sehen, da er sowohl Mitglied des Backoffice-Teams als auch des Projektteams ist.
• Thomas kann nur Vertrag C sehen, da dies der einzige dem Projektteam zugewiesene Vertrag ist.

Die Verwaltung der Teams erfolgt durch Vertragsadministratoren, die Mitglieder des Administratorteams sind.

Wenn ein Mitarbeiter einen neuen Vertrag hinzufügt, kann er auswählen, für welche seiner Teams der Vertrag sichtbar sein soll.

• Nadine kann nur das Backoffice-Team auswählen.
• Thomas kann nur das Projektteam auswählen.
• Christian kann den Vertrag sowohl zum Backoffice-Team als auch zum Projektteam hinzufügen.
• Bernd und Monika können den Auftrag an jedes beliebige Team vergeben.

Sobald der Vertrag erstellt ist, kann nur ein Vertragsadministrator die Teamzuweisungen ändern. Normale Mitarbeiter können sehen, welche Teams Zugriff auf den Vertrag haben, können diese Zuweisungen jedoch nicht bearbeiten.

Mit dem Flag „Nur-Lese-Zugriff“ in contractSILO können Sie zusätzlich steuern, ob ein Mitarbeiter Verträge nur einsehen oder auch bearbeiten kann. Weitere Informationen dazu finden Sie unter den Kontoeinstellungen.