Dokumentation

Verträge sind in der Regel mit Zahlungen verbunden. Entweder erhält man Geld, wenn man die im Vertrag festgelegte Leistung erbringt, oder man muss für eine im Vertrag definierte Leistung bezahlen.

Ein Vertrag kann auch unabhängig von Zahlungen sein, in diesem Fall wird der Vertrag bei der Bewertung der Einnahmen und Ausgaben nicht berücksichtigt.

Die Rolle, die Sie im Vertrag einnehmen, bestimmt, ob die mit dem Vertrag verbundene Zahlung als Ausgabe oder Einnahme gilt.

• Kunde : Wenn die Rolle auf Kunde eingestellt ist, bedeutet dies, dass Sie der Kunde sind und für die Vertragsleistung bezahlen müssen.
• Anbieter : Wenn die Rolle auf Anbieter festgelegt ist, bedeutet dies, dass Sie den Dienst bereitstellen und dafür bezahlt werden.

Beim Anlegen eines neuen Vertrages wird die Rolle bereits angegeben. In den Vertragsdetails kannst du die Rolle ändern. Klicke in der Vertragsliste auf einen Vertrag, um die Details anzuzeigen.

Damit der Vertrag bei der Berechnung der Einnahmen und Ausgaben berücksichtigt wird, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Der Vertrag befindet sich in einem aktiven Status.
• Die Rolle ist entweder Kunde oder Anbieter
• Im Reiter „Laufzeit und Finanzen“ ist im Bereich „Finanzdaten“ eine der folgenden Zahlungshäufigkeiten eingestellt:

• Vertragsbeginn
• Monatlich
• Jährlich
• Festes Datum

• Im Reiter „Laufzeit und Finanzierung“ sind im Bereich „Finanzdaten“ der Vertragswert und die Währung eingestellt.

Um die Finanzdaten einzugeben, öffnen Sie einen Vertrag in der Detailansicht, klicken Sie zunächst auf „BEARBEITEN“ und stellen Sie sicher, dass der Vertrag aktiv ist und die richtige Rolle festgelegt ist.

im Bereich Finanzdaten die Zahlungshäufigkeit aus. Folgende Einträge stehen zur Verfügung:

• Keine Zahlung : Mit dem Vertrag sind keine Zahlungen verbunden und werden bei der Auswertung der Einnahmen und Ausgaben nicht berücksichtigt.
• Vertragsstart : Zu Beginn des Vertrages ist eine einmalige Zahlung fällig. Das Feld Startdatum muss ausgefüllt werden.
• Monatlich : Es sind monatliche Zahlungen fällig. Zahlungen werden immer an dem im Feld „Startdatum“ angegebenen Tag des Monats geleistet.
• Jährlich : Zahlungen sind einmal jährlich fällig. Zahlungen werden immer im selben Monat und an dem im Feld „Startdatum“ angegebenen Tag geleistet .
• Festes Datum : Zahlungen sind jährlich an einem bestimmten Datum fällig, das im Feld „Datum“ angegeben ist.
• Terminserie : Mit der Funktion „Terminserie“ können unabhängige Zahlungstermine hinzugefügt werden, die jeweils die Zahlung eines bestimmten Betrags erfordern.

Wenn Sie einen Vertrag haben, bei dem Zahlungen kein festes Datum haben – beispielsweise Verträge, bei denen die Zahlung auf Leistung oder Lieferung basiert – empfehlen wir, die Zahlungshäufigkeit „Festes Datum“ auszuwählen und ein Datum zu schätzen. Sie können eine benutzerdefinierte Vertragserinnerung einrichten, um das Datum zu überprüfen.

„VERTRAGSWERT“ den Wert des Vertrages pro Zahlung ein. Außerdem müssen Sie die Vertragswährung angeben. Diese können Sie aus der Liste der Währungen auswählen, die in offiziellen Währungscodes erfasst sind.

Wenn der Vertrag eine andere Währung hat als die Währung Ihres contractSILO Kontos, werden Werte für Einnahmen und Ausgaben in die Kontowährung umgerechnet. Die Umrechnungskurse für alle Währungen werden täglich aktualisiert. In den verschiedenen Ansichten werden alle Werte in der Kontowährung angezeigt.

Sie können auch eine Zahlungsmethode angeben, dies dient jedoch ausschließlich Informationszwecken.

Speichern Sie den Vertrag. Eventuell müssen Sie noch weitere Daten wie Start- und Enddatum des Vertrages angeben, bevor Sie ihn speichern können. Verlassen Sie anschließend die Vertragsdetailansicht und wechseln Sie in die Vertragsliste.

In der Vertragsliste sehen Sie in der Spalte Vertragswert den Vertragswert in der Kontowährung pro Zahlungsfrequenz.

Wechseln Sie nun in die Dashboard-Ansicht. Dort werden Ihnen im Bereich Einnahmen und Ausgaben die Einnahmen und Ausgaben aus aktiven Verträgen angezeigt.

In der kleinen Tabelle werden die Einnahmen und Ausgaben der aktuellen 3 Monate bzw. Jahre angezeigt. Klicken Sie auf „Jahre“, um die Werte nach Jahren sortiert anzuzeigen. Um Werte zu filtern, klicken Sie auf das Filtersymbol und wählen Sie die Kriterien aus den Dropdown-Menüs aus.

Das Diagramm zeigt die Einnahmen und Ausgaben für 13 Monate. Es zeigt den aktuellen Monat sowie die vergangenen und zukünftigen 6 Monate. Sie können dieses Diagramm vergrößern, indem Sie auf das Symbol oben rechts klicken.

Um eine Tabelle mit den Daten anzuzeigen, klicken Sie oben rechts auf das kleine Symbol.

Diese Datentabelle kann als Excel-Datei heruntergeladen werden.

Zusammenfassung

contractSILO stellt Ihre Vertragswerte automatisch periodengerecht als Einnahmen und Ausgaben dar. Fremdwährungen werden dabei berücksichtigt und die Umrechnungskurse täglich aktualisiert. Mit contractSILO behalten Sie nicht nur Ihre Verträge und deren Laufzeiten im Blick, sondern auch die daraus resultierenden Kosten und Einnahmen.